¿Cómo organizar mi tiempo? 15 consejos prácticos para que apliques hoy mismo

Este es un post de invitado de Christian Morillas, de Productividad Al Máximo.

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«Christian, ¿cómo organizo mi tiempo cuando mi lista de tareas es infinita? Quiero ser más productivo.

Prioriza.

Una respuesta clara y sencilla, pero que entraña mucha sabiduría.

¿Y sabes qué? Que no todo el mundo sabe priorizar.

¿Te imaginas una vida en la que sepas qué hacer exactamente en cada momento?

Tener un sistema de organización personal para no preocuparte de si te estás olvidando hacer algo. Un sistema que te aleje del estrés, el agobio y la ansiedad es un sueño que parece imposible…

Yo te digo que no es una utopía.

Te voy a contar exactamente cómo puedes conseguir la vida organizada que siempre has deseado, es decir, cómo organizar tu tiempo y ser provechoso para disfrutar al máximo de tu vida personal, familiar y social. Te adelanto que la clave está en lo que te he dicho antes, en priorizar.

Lo que ocurre es que no siempre sabemos y nos bloqueamos. Para priorizar tienes que saber ordenar y organizar tareas… Bueno, te lo cuento con detalle en el post.

¿Te quedas conmigo? ¡Pues vamos a ello!

Ups, casi se me olvida presentarme. Soy Christian Morillas, experto en productividad y estoy aquí para ayudarte a organizar tu bien más preciado: tu tiempo.

¡Al lío!

Organizarse: por qué tenemos la sensación de no tener tiempo suficiente al día

Sé que lo que quieres es aprovechar el día, que te cunda. Pero antes de responder a esta pregunta déjame hacerte yo a ti una:

¿Te gustaría tener más tiempo? 

¡Lo siento! Eso no puedo dártelo, todo el mundo cuenta con 24 horas al día. Ni una más y ni una menos. Ojalá tuviera el don de regalar tiempo, pero de momento no he sido tocado por ninguna varita mágica. 😉

Lo que sí puedo enseñarte es a administrar mejor el tiempo.

Lo primero de todo que tienes que hacer es olvidar la frase “no tengo tiempo” porque eso es una excusa. Ya te he dicho antes que todos tenemos el mismo.

¿Por qué algunas personas son tan productivas y a otras no les da tiempo a hacer nada…?

¿Por qué tenemos la sensación de no tener tiempo suficiente? 

Puede que seas una de esas personas que terminan el día pensando que no han hecho todo lo que querían hacer.

No has parado en todo el día, y aun así no has tachado nada importante de la lista que tenías en tu cabeza. Por ello, acabas pensando que tu día no tiene horas suficientes.

Te sonará la frase «no llego al final del día» o «no me da la vida para más».

Esa impresión, posiblemente, se deba a que la persona sienta que no alcanza los resultados esperados.

¿Y a qué llamamos resultados?

A las metas importantes que nos marcamos. No a esas tareas pequeñas o poco significativas a las que solemos dar prioridad.

Te pongo un ejemplo visual para que lo entiendas mejor:

1. Imagina que cada día tuvieras un cubo.
2. Tu día estaría completo si al finalizarlo el cubo estuviera lleno.
3. Y cada tarea es una roca. Cuanto más importante la tarea, más grande la roca.

¿Cómo llenarías antes el cubo?

Te dejo aquí un vídeo para que veas de forma gráfica este ejemplo.

Está en inglés, pero no te preocupes, el contenido gráfico es lo importante para que entiendas lo que quiero decir.

Está claro ¿no?

Si te pasas el día llenando el cubo con piedras pequeñas no tendrás tiempo ni espacio para las grandes e importantes.

En cambio, si empiezas con la grande, aún te quedará espacio para rellenar los huecos con pequeñas tareas menos importantes.

Acabarás el día con la satisfacción de haber avanzado.

Este concepto no lo he inventado yo, sino uno de los grandes, Steven Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, que te recomiendo sin lugar a dudas.

Por lo tanto, la base es la organización. Saber qué piedra y en qué momento meter en el cubo.

Para qué sirve organizarse y qué ventajas tiene ser organizado

Organizar tu jornada evitará que caigas en posibles agobios y estrés.

Piensa que si no la tienes organizada será mucho más fácil no controlar interrupciones y caer en distracciones varias, ya que no tienes ninguna otra cosa a lo que aferrarte para decir que no.

La importancia de tener un plan de acción reside en la capacidad de conseguir resultados al final del día. Si sabes exactamente a dónde vas, tendrás claro lo que quieres conseguir y cuándo.

Empezar el día con la mente en blanco y no tener claro el camino que tienes que tomar tiene graves inconvenientes. Tanto a nivel de productividad, gestión del tiempo y personal.

Se pueden resumir en los siguientes puntos:

• Caer en la dispersión por no tener un foco claro e ir saltando de una tarea a otra sin sentido.
• Entrar en la práctica de la multitarea al no tener bien definido el día.
• Dejar que las distracciones inunden tu jornada.
• Sentir que no paras de hacer muchas cosas, pero al final del día no haber dado grandes pasos.
• Terminar apagando fuegos y tareas para salir del paso. Gastar tiempo en las cosas menos importantes y más triviales.
• Empezar el día sin una motivación clara que te anime a afrontar el día con fuerza.
• Dejar que el estrés e incluso el agobio corra por tu cuerpo por no tener el control de la jornada.

Habrá unos cuantos más que no estén en estos puntos, pero creo que con los que he puesto te puedes hacer una idea, ¿no?

Encuentra el equilibrio de acciones diarias que te permitan conciliar tu vida profesional como tu vida personal.

Tienes que lograr que todas las facetas de tu vida avancen por igual sin dejar las otras por el camino. A la larga, el problema será peor.

Cómo organizar mi tiempo

A continuación te voy a dar 15 consejos para organizar tu tiempo.

Te parecerán muchos, pero te aseguro que son muy fáciles de implementar. Solo necesitas coger el hábito. En poco tiempo te darás cuenta que lo harás sin pensar y te sorprenderás de la cantidad de horas que estarás ganando al día al aplicarlos.

¡Empecemos!

1. Organizar el día a día

Comenzar el día a día con una lista de tareas clara y estructurada es la clave para enfocarse en lo que hay que hacer en cada momento sin irse por las ramas.

Para ello debes de ser consciente de todas las actividades que tienes pendientes y apuntarlas en algún lugar. Después de eso tienes que darles una categoría y prioridad.

¡Que no te quede ninguna tarea por apuntar!

No esperes que tu cabeza se acuerde de todo y en el momento correcto. Además, tu subconsciente no descansará sabiendo que hay algo que no debe de olvidar. ¡Apunta!

Más adelante profundizaré más en eso, pero quiero que te quedes con la idea de que no puedes comenzar el día sin tener organizada tu jornada.

2. Organizarse en el trabajo

Al igual que tu día a día en tu vida personal, debes de saber organizarte en el trabajo. Tal vez el ámbito donde más eficientes necesitamos ser.

El objetivo es que las horas no pasen sin parar y cerremos el ordenador por la noche sin haber avanzado lo necesario.

Organizarse la jornada de trabajo es fundamental. Para ello es importante que tengas toda la información recopilada en cuanto a las tareas que debes hacer.

Como en el punto anterior, apúntalas todas, dales una importancia y calendariza. Luego hablaremos de eso con más detalle.

Tal vez ya sigas estos consejos, pero no está de más recordarlos, dado que son primordiales y a menudo tenemos las herramientas, pero no dedicamos el tiempo suficiente a ellas para luego ganar horas al día:

• Tu escritorio y el del ordenador tienen que estar organizados. Nada de: papeles por la mesa, esto lo apunto en un lado, esto otro en este post-it, etc. Debes de tomarte unos minutos al día para tener organizada toda tu información y lugar de trabajo.
• Usa una agenda y calendario (en el punto 4 te explicaré cómo organizar la agenda).
• El arte de archivar con cabeza. Guarda toda la información que necesites, pero con un orden. Organiza tu documentación, mensajes, etc. de tal forma que te resulte fácil encontrarlo. No se trata de tener miles de carpetas en tu ordenador o bandeja de entrada, pero tampoco de ponerlo todo al mogollón.
• Pon identificadores a la información. Tanto a los documentos físicos como digitales, ponles un título, post-it o marcapáginas, lo que sea, con un nombre que te haga saber de un vistazo qué contiene. No sabes el tiempo que te puedes ahorrar buscando estos documentos solo por dedicarle unos segundos a nombrarlos correctamente.

Si eres un nómada digital, algunos de estos consejos cambian, ya que dudo que lleves muchos documentos encima. Pero lo importante es que pilles la idea principal.

También te aconsejo que eches un ojo a este post de Antonio G. donde habla sobre cómo mantener la productividad y organización en tu trabajo cuando estás de viaje.

A continuación te dejo más consejos sobre cómo organizar el trabajo dado que los puedes aplicar en el entorno que quieras. 🙂

3. Organizar el tiempo de estudio

Si bien tener una buena organización en el trabajo es muy similar a la organización a la hora de estudiar, hay que diferenciar ciertos matices.

Es un fastidio llegar a casa y darte cuenta de que mañana es el último día para entregar un trabajo ¡y no tienes nada hecho! Anticípate.

Esto es lo que debes de tener en cuenta a la hora de organizarte, no solo cuando estés en época de exámenes, sino durante tu día a día.

• Ten ordenado tu lugar de estudio. Tener todo en su sitio hará que tu mente no se disperse y encuentre lo que necesita más fácilmente. Ahorrarás un tiempo precioso y tu foco estará en lo que estés estudiando en ese momento, no en guardar el libro que te has dejado en el suelo al lado del escritorio.
• Apunta todo lo que debes hacer en una agenda, o donde quieras, y calendariza la entrega de esos trabajos o exámenes para poder planificar su realización. Es decir, apunta y ponles fecha.
• Planifica. No te esperes hasta el último momento. Si es un gran trabajo, o un examen con mucha materia, divídelo por partes. Márcate miniobjetivos.
• Estudia por bloques. Hay días en los que se te juntarán ejercicios de naturaleza diferente. Asigna un tiempo para cada uno de ellos. Empieza, como cualquier tarea, por la que más te acerque a tu objetivo, y después puedes pasar a otras menos importantes y urgentes.
• Fuera distracciones. Sí, ¡apaga el móvil! Piensa que cuanto antes acabes, antes podrás irte a tomar una cervecita, coger la bici o ponerte a ver Netflix, lo que tú quieras. Así que no dejes que nadie robe tu tiempo.

Los anteriores puntos son los básicos para llevar una organización mínima de estudio, pero además puedes aplicar todos los consejos que vamos a ver a continuación.

Algunos de ellos ya incluidos aquí, pero más desarrollados. 😉

¡Allá vamos!

4. Organizar tu agenda

Tener una agenda es imprescindible para tener organizado el día a día. No importa si es en papel o en tu teléfono móvil (en el que puedes incluir un calendario o una agenda digital).

Además, el móvil te lo puedes llevar a cualquier sitio, por lo que puedes planificar tus tareas donde sea.

Empieza anotando todas las tareas que quieres hacer en el día, y las que no sean posibles terminar hoy escríbelas en los días siguientes. ¡Pero que no se te olvide ninguna!

Si no logras terminar alguna, posponla, pero anótalo.

Es importante que vayas identificando y siendo consciente cuantas veces retrasas una actividad para planificar bien tu tiempo más adelante.

Y recuerda, trata de poner las tareas importantes al principio de la jornada.

5. Priorizar tareas

Debes tener claro cómo distinguir la importancia de cada tarea. Si te pones a realizar tareas sin saber cuáles te acercarán antes a tus metas principales, no avanzarás y sentirás que has estado trabajando todo el día para nada.

¿Qué son las prioridades?

Las prioridades definen el orden de importancia y, por consiguiente, de las acciones a realizarse a lo largo del tiempo.

Por lo tanto, hay que tenerlas en cuenta para saber cómo organizar el trabajo.

Además, teniéndolas claras te ayudarán a mantener un propósito firme y no desviarte de tu objetivo.

Lo primero que debes hacer es saber cómo diferenciar lo urgente de lo importante.

Recuerdo una frase que me ayudó a distinguir estos dos términos.

«Cuando recién empiecen el año, estar con vuestra pareja será urgente y el proyecto será importante. Cuando estén cerca de la fecha de entrega, el proyecto pasará a ser urgente y vuestra pareja será importante».

Creo que ha quedado claro. 🙂

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Lo urgente es aquello que sí o sí debes hacer en ese momento; en cambio, lo importante es algo que puedes ir haciendo a tu ritmo

Pero en la práctica nos confundimos mucho al aplicarlo.

Dedicamos todo el día a cosas urgentes sin ninguna relevancia, como atender llamadas de amigos, familiares, pareja y responder supuestos emails «urgentes». Pero ¿son realmente importantes? ¿nos aproximan a cumplir nuestro objetivo?

Las tareas realmente urgentes son decisivas, cuando no las cumples tienes consecuencias y hay que darse cuenta de eso… Si no es así, no son tan urgentes.

Por lo tanto, pon el foco en las cosas importantes. Las que te acercan a tu meta.

Te voy a dar algunas ideas para que sepas cómo establecer prioridades:

• En tu ordenador o un papel escribe la lista de tareas por hacer.
• Crea dos columnas. En una escribe lo importante, y en otra lo urgente.
• De lo urgente, ¿qué pasaría si no lo hicieras? Dependiendo de la gravedad piensa si lo puedes poner al final del día, dado que si no te diese tiempo a realizarla las consecuencias no serían desastrosas.
• De lo importante, ¿cómo va a impactar en tu vida esta actividad? Si lo puedes hacer durante ese mes y no necesariamente ese día, bájale la prioridad.

De esa manera, enfócate en lo importante e intenta disminuir al máximo lo urgente.

6. Agrupar tareas similares

O lo que es lo mismo, batching de tareas.

Cambiar de contexto a la hora de realizar tareas hace que gastemos nuestro tiempo cambiando de una cosa a otra.

El cerebro necesita adaptarse y tener concentración plena en lo que estamos haciendo, por lo que cuanto menos lo desvíes de su zona de trabajo menos tiempo perderás.

Trabajar por lotes de tareas que comparten un contexto parecido te ayudará a aprovechar mejor los recursos.

Cuantos menos cambios de tipo de tareas hagas al día, mejor.

Agrupa las tareas que requieran una preparación similar y hazlas en el mismo bloque de tiempo. Céntrate en lo que estás haciendo, acábalo y luego pasa a la siguiente.

Por ejemplo, es mucho más efectivo guardarte un momento o dos para responder al correo y zanjar de una vez los correos más urgentes, que ir volviendo a él durante todo el día, y así no romper la concentración de tu mente.

Para ponerte un ejemplo más visual. Imagina a una persona que tienes que grabar vídeos para Youtube. Es mucho mejor montar el trípode, la cámara, los focos, etc. una sola vez y grabar todos los vídeos, que cada día pasar 15 minutos montando todo para un único vídeo.

Por lo tanto, tómate tu tiempo para agrupar las tareas por temática y sé coherente al organizarlas haciéndolo por bloques. 😉

7. Eliminar las distracciones

De nada sirve que organices de manera excelente tu día a día si después no vas a seguir la agenda que te has marcado. Y una de las causas que hacen que nos desviemos de ese camino son: las distracciones.

¿Cuál es el primer problema al que nos enfrentamos con las interrupciones? Saber reconocerlas.

Es deber tuyo identificar qué hace que te distraigas para lograr que no interfiera en tus tareas.

A continuación te voy a hablar de las mayores distracciones digitales y soluciones que puedes aplicar.

A. Desactiva las notificaciones del teléfono

Tan sencillo como eso. Fuera notificaciones, o pon el móvil en modo avión, por ejemplo.

Aprende a reconocer si merece la pena tener esa notificación o no.

¿Va a pasar algo si no la ves? Si el mundo va a seguir girando a pesar de ello, entonces no la necesitas. Ya las verás en el momento que te hayas guardado para ello.

Estamos acostumbrados a estar actualizados constantemente de todo lo que ocurre a nuestro alrededor.

Es difícil volver a cambiar el hábito de no estar informado al instante. Por lo tanto, sé consciente del tiempo que te hace perder y cambia esa mentalidad.

Si no esperas nada importante, ¡fuera notificaciones!

B. Olvídate del email

El mayor ladrón del tiempo. Como ocurre con el WhatsApp, parece que tengamos que estar disponibles 24/7 en el email, por lo que pueda pasar. Siempre atento, siempre respondiendo.

En cambio, la realidad dice todo lo contrario. Como ocurría con el teléfono, el mundo sigue girando. No pasa nada si respondes dentro de un rato o mañana.

¿Ya has dedicado tiempo ese día y has respondido a los correos más urgentes? Pues mañana será otro día.

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Deja de ser tan curioso, la vida no gira alrededor de tu bandeja de entrada

Mi consejo aquí es que limites el uso del email a 2 o 3 veces máximo al día. ¿Recuerdas? Bloques de tareas.

Mientras tanto, olvídate de él y enfócate 100% en lo que estés haciendo.

Otro consejo para ganar tiempo, ¿a cuantas newsletters estás suscrito? ¿seguro que te interesan todas? Un día dedícate a darte de baja de todas aquellas que ya no te aporten nada, ganarás un tiempo precioso gestionando tu email. Será una inversión de tiempo, te lo aseguro. 😉

C. Uso de bloques de tiempo

Aquí debes de ser muy consciente de en qué te estás enfocando.

Cuando estás realizando alguna tarea que no te gusta, te cansa o te aburre, es facilísimo que tu cerebro busque algo en qué distraerse. Tu ratón hace click en alguna página web o tu mano va directa al móvil para ver si tienes alguna notificación nueva.

Ya te he hablado sobre lo importante que es marcarte diferentes niveles de objetivos. Ahora hay que acotarlos con la ayuda de los bloques de tiempo.

¿Qué son los bloques de tiempo?

La práctica de fijar períodos de trabajo que sean cortos pero efectivos.

Mi técnica favorita: la de Pomodoro. Consiste en realizar bloques de tiempo de 25 minutos de trabajo + 5 minutos de descanso. Luego, cada 2 – 3 bloques, realizar una pausa más larga de 15 – 20 minutos.

Lo puedes personalizar, pero siempre sin perder el objetivo, focalizarte en una tarea sabiendo que no está permitida ninguna distracción y después descansar unos minutos para que el cerebro respire.

Puedes usar un simple cronómetro o alguna aplicación web, como Tomato Timer. Lo importante es no engañarte a ti mismo y centrarte cuando toca.

D. Bloqueadores webs para estar enfocado

Lo primero es reconocer si te dispersas fácilmente frente al ordenador cuando una tarea te ha dejado de interesar. O aunque no sea así, quieres evitar que eso te suceda.

Pues decirte que existen herramientas que bloquean las webs que tú quieras:

• Stay Focused: extensión de Chrome en la que puedes configurar las diferentes webs, el tiempo de bloqueo y una serie de parámetros más.
• Cold Turkey: aplicación para Windows, totalmente gratuita muy similar a Stay Focused.
• Self Control: del estilo de Cold Turkey, pero exclusiva para entornos Mac.

¿Qué te parece? ¿Hay alguna web a la que seas susceptible de caer y hacer que se alargue tu día de trabajo? Pues fuera (al menos mientras estás trabajando).

8. Analizar a dónde se va el tiempo

Uno de los mayores problemas a la hora de planificar el día es que no sabemos cuánto tiempo nos va a costar terminar una tarea.

Hacer una estimación resulta complicado a veces. Para ello, sobre todo en tareas repetitivas o de naturaleza similar, debemos medir ese tiempo.

Lo que no se mide, no se puede mejorar. – Peter Drucker

Si mides el tiempo que tardas en realizar una tarea varias veces, podrás sacar una buena estimación para el futuro, y de esta forma afinar mucho más tu planificación diaria.

Te presento a mi gran amigo, Toggl, herramienta gratuita para llevar todo el control de lo que haces. 😉

Con un simple click podrás registrar todo lo que haces y luego echar un vistazo y analizar a qué has dedicado tu tiempo. ¡Te puedes sorprender!

9. Delegar y compartir trabajo

Puede ocurrir que constantemente, aun siendo consciente de que eres eficiente, no te dé tiempo a realizar tareas imprescindibles.

Cuando esto ocurre de manera repetitiva, tal vez es que estés abarcando más de lo que realmente puedes abarcar.

De igual manera que ocurre con las distracciones, no sirve de nada tener todas tus tareas y actividades perfectamente organizadas si la realidad es que no puedes con todas ellas.

¿Qué hacer cuando continuamente no tienes tiempo de realizar tareas esenciales? Sin duda: delegar.

Y no solo porque no las realices, por ganas o tiempo, sino también por conocimiento.

Personalmente, prefiero delegar la parte legal a profesionales, que encontrarme luego con una multa por incumplir alguna normativa.

O prefiero que un experto me lleve la parte técnica de mi negocio, que pasarme horas y horas cara al ordenador cada vez que tengo un problema con mi web. ¡Si ellos lo solucionan en unos minutos!

Click para twittear:

Te guste o no, delegar es imprescindible. Tarde o temprano deberás hacerlo

Y será buena señal, porque cuanto más avance tu proyecto, más crecerá y más cosas deberás delegar.

Simplemente no hay tiempo para todo y debemos elegir nosotros qué queremos y debemos delegar, y qué cosas preferimos hacer nosotros mismos. Pero ojo…

La tarea se delega, la responsabilidad no.

Es decir, que delegues una tarea no quiere decir que si algo falla en tu negocio tú no tengas nada que ver. Asumir la responsabilidad es clave para centrar estrategias y eliminar o mejorar puntos débiles.

En este post te explican cómo aprender a delegar y hacer procesos de selección.

Pero, resumiendo te podría decir que:

1. Coordinando a tu equipo. Y eso no quiere decir estar por encima. Se trata de ser un buen comunicador y organizador del proyecto. Remar todos juntos.
2. Informado a tu equipo y que conozcan las metas es fundamental.

Existen varias herramientas gratuitas que te ayudarán a gestionar mejor a tu equipo:

• Asana: aplicación web y móvil para la comunicación y la colaboración en equipo. Donde puedes crear tareas, calendarizar, comentar, incluir archivos, etc.
• Toggl: para medir el tiempo. Ya te lo he presentado antes. Además, con esta herramienta se puede exportar informes para identificar cuánto tiempo se ha dedicado a cada tarea.
• Slack o Microsoft teams: para la comunicación entre el equipo. Se trata de chats en vivo donde se pueden crear grupos y compartir documentos, por ejemplo.
• Google Drive: para no solo compartir documentos, sino poder trabajar sobre el mismo fichero sin que varias versiones circulen por ahí sin saber cuál es la buena.

Aquí te he dejado algunas, pero si conoces alguna herramienta de gestión de equipo que deba ser mencionada, por favor, compártela en los comentarios, será genial echarle un vistazo. 🙂

Sea el motivo por el que sea debes «desentenderte» de esas tareas, es decir, interiorizar que ya no son tuyas y confiar en tu equipo.

Si no sueltas esas tareas lo que harás es seguir con la misma presión y, además, podrías estar entorpeciendo a las personas que te están ayudando, desperdiciando dinero, tiempo y esfuerzo.

10. Ser consciente de la importancia de descansar

De nada sirve si te has acostado temprano para madrugar y aprovechar el día si no has descansado bien.

Si tienes problemas para dormir te recomiendo que leas estos 7 consejos que te ayudarán a dormir mejor.

Respeta los horarios que te fijes para acostarte y para levantarte y aléjate de las distracciones. Y sí, estoy hablando del mal hábito de llevarse el móvil a la cama.

Antes de dormir deja 30 minutos para despejar tu mente.

Por lo tanto, en la organización de tu día a día incluye ese momento previo a irte a la cama.

Tanto si es con meditación, relajación guiada u otra forma de calmar la mente, inclúyelo en tus hábitos. Al poco tiempo notarás los resultados y lo agradecerás.

Si no tienes energía no rendirás. Y actividades en las que podrías haber estado unos cuantos minutos pueden tomarte horas.

Así que no se trata solo de dormir, si no de dormir bien.

11. Aprender a decir NO

¿Para qué tanta organización si después va a venir alguien a pedirte que hagas algo y va a romper toda tu planificación? Eso puede ocurrir, es normal, pero ¿es realmente importante esa tarea que te está pidiendo?

Saber decir que no es importantísimo para no dedicarte a tareas que no deberías de estar haciendo.

Decir «no», no se trata de ser inflexible y no ayudar a los demás, sino de saber identificar cuándo te están robando tu tiempo.

Saber cuándo tienes que decir «no» a esa reunión que no es necesaria, o a ese compañero que se está aprovechando. Ponerles freno.

Como te he dicho, se trata de identificar cuándo esa tarea es de tu competencia y es importante, y por lo tanto debes de realizarla. Pero si tienes claro que no es así, refuerza tu asertividad y aprende a negarte.

Se trata de defender tus intereses y recuperar el control de tu tiempo.

12. Vaciar la mente de tareas

Tener organizado tu día te va a permitir liberar la mente.

Apunta todas y cada una de las tareas que tengas que hacer. Vacía tu mente.

Si utilizas tu cabeza como un gestor de tareas, mal trabajo. La mente es limitada, y si la llenas de cosas y además tiene que administrarlas, no lo hará de manera objetiva y eficiente, además de olvidarte de varias de ellas.

Cuando termines de leer este artículo apunta todo lo que tienes que hacer, todo.

No solo las tareas laborales, también personales, de la casa, del coche, alguna actividad con los amigos… todas.

Seguro que te sale una gran lista.

Si las tienes apuntadas vaciarás la mente al no tener que preocuparse de no olvidar ninguna. De esa manera descansarás y evitarás que algunas de ellas se queden en el olvido o se retrasen.

Esto me lleva al minimalismo, si no lo has aplicado en tu vida te lo recomiendo encarecidamente, hará que tu mente se relaje en muchos aspectos.

13. Tener objetivos medibles y específicos

Seguramente te suenen los objetivos SMART. Se ha demostrado que aplicar este tipo de objetivos a nuestro día a día hace que dediquemos nuestro tiempo de una forma más eficiente y eficaz.

Por lo tanto, es importante que a la hora de marcarte objetivos y organizar tu agenda tengas en cuenta estas características.

14. Crea el plan de acción de mañana la noche anterior

Cuando terminas el día tienes todas las ideas frescas, el progreso de tus proyectos claro y sabes exactamente en qué punto te encuentras. Pero antes de soltar tu boli o cerrar el ordenador: crea tu plan de acción de mañana.

Eso te hará empezar el día siguiente con las ideas más claras e ir al grano desde el principio. Serás más eficiente desde el primer momento ya que lo tendrás todo organizado. Sin perder el tiempo.

Tienes que repasar los siguientes puntos:

• Calendario: para tener en cuenta las citas que tienes al día siguiente.
• Bandeja de entrada: emails, documentos, notas sueltas, etc. Revisa qué puede ser importante para cuando te pongas manos a la obra mañana.
• Resumen del día: analiza si has hecho todo lo que tenías pensando y cuáles serán los siguientes pasos. De esa forma es más fácil planificar las acciones del día siguiente.

Así que, antes de dar por terminada tu jornada, dedica solo unos minutos a planificar el día de mañana, te ahorrarás un tiempo precioso cuando vuelvas a la carga.

15. Ordenar las tareas por orden de importancia: priorizar

Como te he comentado puntos anteriores es importante que anotes todas las actividades que debes hacer, tanto personales como laborales.

Tras ello debes de ordenarlas en función de la importancia y urgencia que tienen cada una de ellas para acercarte más rápido a tu objetivo.

Para eso es necesario que tengas en cuenta también su fecha de vencimiento.

Más adelante te explico más detalladamente un sistema en el que basarte a la hora de organizar todo lo que tienes que hacer.

Necesitas un sistema de organización de tiempo que sea objetivo

No sé tú, pero yo quiero un sistema objetivo.

Quiero saber qué tengo que hacer en cada momento sin necesidad de que nadie tenga que decírmelo o mandarme recordatorios periódicos.

Quiero marcar mis prioridades, y no las prioridades de los demás. Y para eso, necesito de un sistema externo. Mi cabeza no puede gestionar tal cantidad de información.

Imagina tener todas tus tareas, las de los demás que requieren de mi atención y ser capaz de ordenarlas y darles prioridad. Sin que sea un caos.

Aquí te traigo el sistema que, tras años de formación y prueba y error, mejor me ha funcionado a mí y a quienes se lo he enseñado.

1. Flujo de trabajo para una organización mínima viable

Te voy a explicar de forma sencilla un sistema fácil de implementar de tan solo 3 pasos.

Puede ampliarse más si es lo que quieres, pero esto es lo mínimo que deberías de hacer.

Si lo pones en marcha conseguirás despejar tu mente focalizándote y llevando a cabo una buena organización en tu día a día.

Esta es la visión general del sistema:

Por ahora quédate solo con la idea, pero empieza a tomar consciencia para llevarlo a la práctica.

Vamos a ello.

A. Capturar

Lo primero que tenemos que hacer, es capturar toda la información que recibimos. Es el hecho de vaciar la mente.

Venga de donde venga esa tarea (email, teléfono, una nota que tengas por ahí, un recibo del banco, una conversación, un mensaje de WhatsApp…) anótala en un sitio centralizado que llamaremos «Bandeja de entrada».

B. Clasificar

Ahora toca clasificar la información.

Analiza esa «Bandeja de entrada» de forma periódica, una o dos veces al día. Irás vaciando esa bandeja para que no se acumulen en una pila de información pendiente de revisar.

Y aquí es donde debes etiquetar y decidir qué es lo que hay que hacer en función de la naturaleza y tipo de cada actividad.

C. Completar

Por último, ahora sí, a completar.

Calendarizar, planificar y programar, para finalmente ejecutar.

Esta es la parte a la que se suele ir directamente, omitiendo las dos anteriores es cuando se cometen errores.

Sin la fase de capturar y clasificar, lo más probable es que vayas como pollo sin cabeza sin centrarte en aquellas tareas que realmente son las importantes y con la sensación de no estar avanzando en hacia tu objetivo.

Aprende a organizar tu tiempo sin dejarte la vida en ello

Como te he comentado al principio de este artículo, el camino para ser una persona más organizada y productiva en el día a día no es algo que se aprenda de un día para otro.

La formación continua es un aspecto que yo mismo aplico de periódicamente para mejorar.

Ser productivo requiere de implementar hábitos y sistemas tan interiorizados que los realizas sin darte cuenta, ganando horas al día y avanzando más rápido de forma automática.

Explicado así te puede sonar todo muy confuso, pero en el momento que los implementas verás que es muy fácil. Cuando se convierte en un hábito ya ni siquiera eres consciente de que lo estás aplicando, lo haces de forma automática.

Como te he dicho me he formado y leído sobre productividad sin parar. No solo eso, he puesto en práctica todo lo aprendido durante años hasta alcanzar lo que, yo creo, es el mejor y más sencillo sistema.

Gracias a ello he podido, por fin, alcanzar mis grandes metas. Pero lo más importante, he logrado conciliar mi vida personal con la laboral.

Todavía recuerdo cuando no me daba la vida para terminar todas las tareas que tenía pendientes. Tenía la sensación de que cada día comenzaba desde el mismo punto.

Ahora abarco mucho más trabajo (y del que disfruto). He logrado compatibilizar mi propio proyecto Productividad al Máximo con otros negocios en los que trabajo, como la Escuela de Nómadas Digitales. Pero de una manera fluida, tanto que vuelvo a tener tiempo para mí mismo.

1. ¿Quieres que te ayude personalmente?

Aunque no estoy aquí para contarte mi vida, solo quiero que sepas que es posible vivir con calma sin dejar nada por hacer con un buen sistema de organización. 🙂

Todo lo que sé sobre productividad personal y organización del día a día lo he plasmado en un curso que he creado donde te enseño a organizar tu vida. En él tienes todo lo que sé que funciona.

Voy directo al grano. Sin paja. No me voy por las ramas con términos difíciles de entender. Lo que quiero es que se entiendas de manera fácil y en detalle cómo puedes organizar tu día para avanzar sin estrés.

No se trata solo de conocer unos métodos, sistemas y herramientas y aplicarlos. Detrás de una persona productiva también hay un componente emocional y de motivación.

De eso no me olvido nunca.

Si quieres conocer más detalles sobre el programa, aquí los tienes.

2. Curso para organizar tu vida

¿Qué es lo que enseño en el curso?

• Los fundamentos básicos: qué es lo que tienes que saber para comenzar desde cero.
• Una metodología para organizar tu día a día como un experto, liberando la mente.
• Hábitos y rutinas, y cómo implementarlos en tu vida para que seas eficiente casi sin enterarte.

En el curso tendrás acceso a plantillas de ejercicios y un foro, donde contarás con el apoyo, consejos y casos de todos tus compañeros. Y por supuesto me tendrás a mí como soporte. 😉

Este curso es parte de la formación que damos a nuestros alumnos en la Escuela Nómada Digital. Me parece una gran oportunidad para acceder.

Yo quería tener libertad y poder organizar mi tiempo sin limitaciones geográficas, temporales o económicas, y lo conseguí pasando a la acción.

Te recomiendo que hagas lo mismo.

Ahora es tu turno